Beleid inzake verwerking persoonsgegevens
Algemeen
Padstappers Geraardsbergen hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Padstappers Geraardsbergen vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als Padstappers Geraardsbergen vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Vzw PADSTAPPERS GERAARDSBERGEN
Denderstraat 36, 9500 Geraardsbergen
info@padstappers.be 054/41 07 49
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Padstappers Geraardsbergen vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Om algemeen te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Padstappers Geraardsbergen vzw (uitvoering overeenkomst);
- Het verzenden van het clubblad “Het Padstapperke” (gerechtvaardigd belang);
- Het opmaken van het werkplan van een wandeling en het versturen van de uitnodigingen tot medewerking aan de vrijwilligers (gerechtvaardigd belang);
- Het vermelden van familienieuws in het clubblad door de leden zelf doorgegeven (ondubbelzinnige toestemming);
- Het vermelden van de naam van de nieuwe clubleden in het clubblad (gerechtvaardigd belang);
- Het bijhouden van de inschrijvingen en/of betalingen voor weekreis, weekendreis, ledenfeest, barbecue en andere activiteiten binnen de clubwerking (gerechtvaardigd belang);
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
- Het bijhouden van de wandelprestaties van de leden (gerechtvaardigd belang);
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);
- Het bijhouden van de boekhoudkundige geschriften (wettelijke verplichting);
- Het bijhouden van de inschrijvingskaarten van de wandelingen voor de verzekering (contractuele verplichting);
- Het bijhouden van financiële rekeningnummers van betalers met het oog op terugbetaling (contractuele verplichting);
- Het toekennen van door de leden behaalde waardebons (gerechtvaardigd belang).
Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen voor deze doeleinden de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
- Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mail;
- Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : Rijksregisternummer;
- Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum;
- Functie binnen de club;
- Uitzonderlijk de kledijmaat indien een kledijstuk wordt geschonken.
We gebruiken de verzamelde gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen
Wie verwerkt de gegevens bij ons?
- Bestuursleden van de vereniging
- Webmaster
Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken voor zover dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
- het registreren van het lidmaatschap (Wandelsport Vlaanderen);
- het verzenden van mededelingen door de federatie (Wandelsport Vlaanderen);
- het afsluiten van een ongevallenverzekering (Wandelsport Vlaanderen);
- het beoordelen van subsidieaanvragen (Stad Geraardsbergen);
- het organiseren van activiteiten zoals reizen in het kader van onze opdracht om wandelsport aan te bieden. (hotels, vervoersmaatschappijen, attracties …);
- het huldigen van verdienstelijke bestuursleden of leden (Wandelsport Vlaanderen).
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan op elk moment ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU zonder met hen een verwerkingsovereenkomst te hebben afgesloten.
Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar wanneer daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Padstappers Geraardsbergen vzw verbindt zich ertoe de persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens Padstappers Geraardsbergen vzw, van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hogervermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.
Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wijziging privacyverklaring
Padstappers Geraardsbergen vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 22/5/2018.